面談,不只限於當下的面對面時間,從面試前的溝通提醒就已經在進行了。招聘人員的電話聯絡中,所傳遞出來的態度和話語都是應聘者的可量要素,我們不應該只注重在面談過程,還要能注意每一個聯絡環節是否能加強應聘者的意願。

對於人員的招聘,最重要的是人要來,如果人不來,我們也沒辦法確認對方是否適合我們。我們招募的過程中都會有過這樣的經歷,那就是費盡心思約了一批人來面試,但到了實際面談的當天,來的人卻寥寥無幾,這種被應徵者爽約的情況經常發生。

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然而,要如何降低面試的爽約率,就成了招聘人員最大的問題,因為面試的爽約代表著很多事情都白做了。一邊要安排面試官的時間,一邊要安排面試場地與資料以及應徵者的聯絡。不僅會大大打擊招聘人員的信任度,也會降低了組織的運作效率。


那麼,我們應該如何降低面試的爽約率?又是什麼樣的原因導致的?我們常會把這些問題歸咎在應聘者的身上,但這並不代表全然都是對方的錯,我們還必須深入思考,什麼樣的原因造成對方不會到,接下來針對這樣的情況進行原因分析:

(1)    應聘者同時接到其他公司的面試通知,導致時間上有衝突
(2)    應聘者臨時有其他的重要事情,沒有即時的告知人資單位
(3)    應聘者還有其工作,求職的心態並不強烈
(4)    應聘者了解公司後,對公司或職位不感興趣,主動放棄
(5)    應聘者忘記面試,或是太晚出發導致遲到而中途放棄
(6)    面試地點距離應聘者較遠,時間也很感,讓應聘者到不方便,於是主動放棄
(7)    面試的地點、時間還有路徑,沒有交代清楚,導致應聘者走地方或沒有準時到達
(8)    當天面試遇到暴風雨、交通意外等不可抗拒的因素

這八個原因當中,仔細思考會發現這些都跟HR有關,其實都是可以控制的。因此,我們與其在應聘者的身上挑毛病,還不如從我們HR的身上來找尋原因,只有當我們清楚理解問題的本質後,才能針對這些狀況進行處理與應對。

接下來會針對上述的八項原因進行分析與解決的辦法

 

1
應聘者同時接到其他公司的面試通知,導致時間上有衝突



分析與解決:最初電話連繫時,可以問一問對方這個時間是否方便,有沒有其他重要事情,如果不方便那就另外約時間。另一種情況就是HR這邊比較難協調,不易變更時間。相對於應聘者來看,我們這時就必須簡單向應聘者介紹公司的基本情況,有哪些能夠吸引應聘者的地方,如果進到這家公司後,會有哪些發展的地方等等。


2
應聘者臨時有其他的重要事情,沒有即時的告知人資單位



分析與解決:對方沒能主動告知,可能原因在於沒有HR的聯繫方式或者不容易聯繫,所以HR就必須把自己的聯繫方式清楚地告訴對方,這個方式不只限於一種,而是可以透過多種聯繫方式,當一種不行時,還有另一種可以聯繫;另一方面就是工具的使用,是能否清楚告訴對方內容,工具就扮演的關鍵角色,例如能否透過通訊軟體、電子郵件等方式來做為訊息的傳播要道。

接著從應聘者的角度來看,有可能是應聘者不願意聯繫,這時就是我們HR來主動聯繫,面試前一天再電話確認,通過電話、電子郵件等。總之寧願前面把工作做得仔細一點,也要減少後面的麻煩,這也會讓應聘者感覺這家組織做事謹慎有規範。

 

3
應聘者還有其工作,求職的心態並不強烈



分析與解決:解決的對策上就是面試之前HR要對應聘者的求職動機有初步的判斷,這可以從對方的履歷工作經驗來了解,並透過初次接觸如電話了解期望做的事情、目前工作滿意度、個人的職涯規劃、家庭方面等等,來判斷對方的求職動機是否強烈,如果不強烈,就要預計對方可能爽約,可以不用做重點考慮。招募也就像談戀愛,你情我願才能求投意合。

 

4
應聘者了解公司後,對公司或職位不感興趣,主動放棄



分析與解決:應聘者常會投了許多家企業,有時連打過來是誰都不清楚是哪家公司打過來,因此HR可以在電話預約時問對方是否理解,對這個職位的職責與要求是否清楚,從中可以先初步理解求職動機,也可以行銷公司,接著再通過電子郵件等形式,發送一些公司介紹與連結,讓應聘者可以對公司有更清楚的認識。


5
應聘者忘記面試,或是太晚出發導致遲到而中途放棄



分析與解決:這一點就是我們HR能掌握的,但是,對於該在什麼時間點通知就成了一個課題。太早,有可能會忘記,中間可能找了其他的工作,當然也可能會認為對方不夠重視。所以提前一周以上,時間有點太長,最好提前3天左右比較適合。

 

6
面試地點距離應聘者較遠,時間也很感,讓應聘者到不方便,於是主動放棄



分析與解決:這就是體現HR對人的細心與關懷。HR要能注意到應聘者的住所是否方便來公司,對於較遠距離的應聘者來說,我們就要主動詢問「來的路上是否方便」,這種尊重別的選擇,時間上的安排也必須要有人性化,能符合較遠距離的人擁有緩衝時間。

 

7
面試的地點、時間還有路徑,沒有交代清楚,導致應聘者走錯地方或沒有準時到達



分析與解決:這問題簡單,卻也是我們常忽略而做不好的地方。有句話說,重要的事情要講三遍,面試時間、地點、路線、聯絡電話都需要一字一句地說清楚,同時避免對方忘記,可以透過不同的方式再次提醒。其中我們對於路線上的用心,可以讓應聘者清楚知道怎麼走,例如在地圖上可以把路線圖放上去,也考慮到應聘者搭乘的交通工具、開車、大眾運輸等路線都會有所不同。最重要的關鍵就是時間、地點與路線不能有錯,一但有錯就會讓應聘者覺得公司對人不重視。


8
當天面試遇到暴風雨、交通意外等不可抗拒的因素


 

分析與解決:面對這樣突發的狀況,我們能做的還是提醒。例如遇到惡劣的天氣時,面試前一到兩小時通一次電話,確認有哪些人不便前來,這也是給應聘者一個貼心的提醒,告知對方面對這樣的情況,有哪些方式可以抵達。

 


綜合上述的八點來看,就是一種雙向溝通的連結,是否能建立起這樣的管道。我們在從這方面歸納出幾點:

  • 了解應聘者的求職動機與意願
  • 確認應聘者的時間是否有衝突,合理安排時間地點
  • 介紹公司的狀況、優勢、發展空間、職位的特點等
  • 詳細告知對方面試時間、地點、路線
  • 多次確認是否參與面試
  • 透過多種方式工具來進行溝通聯繫

 

除了基本的溝通,我們還必須注意到自己的態度,聲音是否清楚,說話時是否有禮貌,這些細微處都會影響到應聘者對於這場面試的考量點,因為你的態度就是代表團隊。
 

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